Ứng dụng di động AI Chat Work (sau đây gọi tắt là “Ứng dụng”) là công cụ nhắn tin, quản lý công việc và họp trực tuyến dành cho thành viên của tổ chức, được xây dựng và vận hành bởi Công ty Cổ phần Đầu tư Kỷ Nguyên Mới Việt Nam (sau đây gọi tắt là “Chúng Tôi”). Tài khoản trên Ứng dụng do quản trị viên của tổ chức tạo và cấp mã kích hoạt; Ứng dụng không có chức năng đăng ký công khai.
Chính sách này được xây dựng nhằm tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, trong đó có Nghị định 13/2023/NĐ-CP, và nhằm giải thích cho bạn cách Chúng Tôi thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn khi kích hoạt và sử dụng Ứng dụng. Khi kích hoạt và tiếp tục sử dụng Ứng dụng, bạn xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý với các nội dung, điều kiện và hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân được mô tả trong Chính sách này (bao gồm thu thập, ghi, lưu trữ, chỉnh sửa, truy cập, truy xuất, mã hóa, giải mã, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, xóa, hủy dữ liệu cá nhân và các hoạt động liên quan, sau đây gọi chung là “xử lý dữ liệu”). Chính sách này có thể được sửa đổi, bổ sung tại từng thời điểm; Chúng Tôi khuyến khích bạn thường xuyên xem lại để nắm được quyền lợi của mình.
Chính sách này giải thích về: (1) dữ liệu cá nhân Chúng Tôi thu thập; (2) nguồn thu thập; (3) mục đích sử dụng; (4) đối tượng nhận dữ liệu; (5) nơi và thời hạn lưu trữ; (6) quyền của bạn; (7) biện pháp bảo vệ dữ liệu; (8) quyền truy cập trên thiết bị; (9) các nội dung khác và thông tin liên hệ.
Dữ liệu cá nhân cơ bản, gồm những dữ liệu sau và các dữ liệu tương tự được cập nhật, bổ sung tại từng thời điểm:
| Nhóm dữ liệu | Chi tiết |
|---|---|
| Thông tin tài khoản | Họ tên, tên đăng nhập, mã người dùng, chức vụ, đơn vị công tác và các thông tin hồ sơ do quản trị viên tổ chức của bạn cung cấp; ảnh đại diện (nếu có). |
| Định danh thiết bị | Mã định danh thiết bị dùng để kích hoạt, mã thông báo đẩy (push token), loại và phiên bản hệ điều hành, phiên bản Ứng dụng. |
| Nội dung bạn tạo ra | Tin nhắn, tệp đính kèm (ảnh, video, tài liệu), công việc, bình luận, cuộc họp, ghi chú, thông báo và các nội dung tương tự bạn gửi, nhận hoặc lưu trong Ứng dụng. |
| Âm thanh cuộc họp | Bản ghi âm và bản chép lời cuộc họp, khi bạn chủ động bắt đầu ghi âm. |
| Hội thoại với Trợ lý AI | Nội dung câu hỏi bạn gửi cho Trợ lý AI trong Ứng dụng và câu trả lời tương ứng. |
Dữ liệu cá nhân nhạy cảm: Chúng Tôi chỉ thu thập dữ liệu vị trí của bạn (xác định qua dịch vụ định vị của thiết bị) khi và chỉ khi bạn chủ động chọn gửi hoặc chia sẻ vị trí trong Ứng dụng. Chúng Tôi không thu thập dữ liệu sinh trắc học của bạn: khi bạn dùng Face ID hoặc Touch ID, việc nhận diện do hệ điều hành thực hiện trên thiết bị và Chúng Tôi không nhận được dữ liệu này.
Chúng Tôi không thu thập mã định danh quảng cáo, không theo dõi hành vi của bạn trên ứng dụng hoặc trang web của bên khác, và không bán dữ liệu cá nhân của bạn.
Chúng Tôi không sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn để quảng cáo, tiếp thị hoặc bán cho bên thứ ba. Nội dung tin nhắn trong các nhóm trò chuyện được mã hóa đầu-cuối nên máy chủ của Chúng Tôi không đọc được. Riêng nội dung hội thoại với Trợ lý AI không được mã hóa đầu-cuối và có thể được máy chủ xử lý để trả lời bạn. Chúng Tôi không sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn, bao gồm nội dung hội thoại với Trợ lý AI, để huấn luyện mô hình máy học hoặc trí tuệ nhân tạo.
Ngoài các trường hợp nêu trên, Chúng Tôi chỉ chia sẻ dữ liệu cá nhân của bạn với bên thứ ba khi có sự đồng ý của bạn.
Nơi lưu trữ: dữ liệu cá nhân của bạn được lưu trữ và xử lý trên hệ thống máy chủ của Chúng Tôi đặt tại Việt Nam, đồng thời được lưu cục bộ trên thiết bị của bạn (cơ sở dữ liệu được mã hóa).
Thời hạn lưu trữ: Chúng Tôi lưu trữ dữ liệu cá nhân trong thời gian tài khoản của bạn còn hoạt động và trong thời gian cần thiết để cung cấp dịch vụ, tối đa 24 tháng kể từ khi tài khoản bị xóa hoặc chấm dứt, trừ khi pháp luật yêu cầu lưu trữ lâu hơn. Việc xử lý dữ liệu bắt đầu từ khi dữ liệu được cung cấp hoặc thu thập và kết thúc khi bạn rút lại sự đồng ý, khi dữ liệu được xóa theo Chính sách này, hoặc khi có yêu cầu bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Theo quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có các quyền sau đối với dữ liệu cá nhân của mình:
Để thực hiện các quyền trên, bạn liên hệ quản trị viên tổ chức của mình hoặc gửi yêu cầu tới ngocnm@kynguyen.io. Chúng Tôi sẽ phản hồi trong thời hạn 72 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu hợp lệ. Bạn có thể từ chối cung cấp một số dữ liệu hoặc rút lại quyền truy cập (camera, micro, vị trí, thông báo) trong phần cài đặt thiết bị; khi đó một số tính năng của Ứng dụng có thể bị hạn chế hoặc không sử dụng được. Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động xử lý dữ liệu đã thực hiện trước đó.
Chúng Tôi áp dụng các biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân trước nguy cơ truy cập, sử dụng, thay đổi, mất mát hoặc phá hủy trái phép, bao gồm: mã hóa dữ liệu khi truyền tải (TLS); mã hóa đầu-cuối đối với tin nhắn trong các nhóm trò chuyện; cơ sở dữ liệu cục bộ được mã hóa trên thiết bị; bảo vệ khóa mã hóa bằng phần cứng bảo mật của thiết bị khi có; khóa ứng dụng bằng sinh trắc học hoặc mã khóa màn hình; phân quyền truy cập theo nguyên tắc chỉ những cá nhân được ủy quyền mới được tiếp cận dữ liệu để phục vụ công việc. Tuy nhiên, bạn hiểu rằng không có hệ thống kỹ thuật hay biện pháp bảo mật nào an toàn tuyệt đối; bạn cũng có trách nhiệm giữ bí mật mã kích hoạt, thông tin đăng nhập và mã khóa thiết bị của mình.
Các quyền này chỉ được sử dụng cho đúng mục đích nêu trên và bạn có thể thay đổi bất cứ lúc nào trong phần cài đặt của thiết bị.
Ứng dụng có thể chứa liên kết dẫn tới trang thông tin điện tử của bên thứ ba. Khi bạn truy cập các liên kết này, đơn vị vận hành trang đó có thể thu thập dữ liệu cá nhân của bạn theo chính sách riêng của họ, khác với Chính sách này. Chúng Tôi khuyến khích bạn xem lại chính sách quyền riêng tư của các trang đó.
Ứng dụng dành cho nhân viên và thành viên của tổ chức, không dành cho trẻ em dưới 16 tuổi hoặc người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự mà việc xử lý dữ liệu cá nhân cần có sự đồng ý của người giám hộ. Chúng Tôi không chủ ý thu thập dữ liệu cá nhân của các đối tượng này. Nếu bạn là cha, mẹ hoặc người giám hộ và phát hiện dữ liệu của người được giám hộ đã được cung cấp cho Chúng Tôi, vui lòng liên hệ để được hỗ trợ xóa dữ liệu. Nếu Chúng Tôi biết mình đã thu thập dữ liệu của đối tượng này, Chúng Tôi sẽ thực hiện các bước hợp lý để xóa.
Chúng Tôi có thể thay đổi Chính sách này tại từng thời điểm, bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật. Khi có thay đổi đáng kể, Chúng Tôi sẽ thông báo cho bạn bằng hình thức phù hợp (ví dụ thông báo trong Ứng dụng hoặc cập nhật ngày “Cập nhật lần cuối” ở đầu trang). Nếu bạn không đồng ý với nội dung thay đổi, bạn có thể ngừng sử dụng Ứng dụng và liên hệ với Chúng Tôi để chấm dứt tài khoản; việc tiếp tục sử dụng Ứng dụng được hiểu là bạn đồng ý với Chính sách đã cập nhật.
Nếu có câu hỏi hoặc yêu cầu liên quan đến Chính sách này, vui lòng liên hệ:
Công ty Cổ phần Đầu tư Kỷ Nguyên Mới Việt Nam
Địa chỉ: Tầng 6, Tòa Imperia Garden, Số 203 Nguyễn Huy Tưởng, Phường Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Người phụ trách: Nguyễn Minh Ngọc
Email: ngocnm@kynguyen.io · Điện thoại: 0398036816