Ứng dụng AI trong hành chính công có thể hỗ trợ người dân tìm hiểu thủ tục, đọc thông tin giấy tờ, điền biểu mẫu và chuẩn bị hồ sơ trực tuyến. Tại bộ phận một cửa, những chức năng này giúp giảm thao tác nhập liệu lặp lại, để cán bộ dành thêm thời gian kiểm tra và xử lý nghiệp vụ.
Để lựa chọn giải pháp phù hợp, các Trung tâm Phục vụ hành chính công và UBND cần hiểu rõ AI tham gia ở bước nào, người sử dụng cần được hỗ trợ ra sao và hiệu quả được đo bằng những tiêu chí gì.
Vì sao cần ứng dụng AI tại bộ phận một cửa?
Đưa thủ tục lên môi trường trực tuyến là một bước trong quá trình chuyển đổi số. Trải nghiệm thực tế còn phụ thuộc vào khả năng người dân tự hoàn thiện hồ sơ.
Một người lần đầu sử dụng dịch vụ công có thể gặp khó khăn khi xác định thủ tục, chuẩn bị giấy tờ, nhập thông tin hoặc đính kèm tài liệu. Với người chưa thành thạo công nghệ, mỗi thao tác đều có thể cần hướng dẫn trực tiếp.
Khi đó, cán bộ phải vừa giải thích quy trình, vừa hỗ trợ các bước kỹ thuật. Đây là nhóm công việc phù hợp để xem xét ứng dụng trợ lý AI, với phạm vi hỗ trợ và trách nhiệm kiểm tra được xác định rõ.
Trợ lý AI hỗ trợ người dân và cán bộ như thế nào?
Có thể hình dung quy trình hỗ trợ qua năm bước:
Bước | Vai trò của trợ lý AI | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
Xác định nhu cầu | Gợi ý thủ tục từ thông tin người dân cung cấp | Thủ tục có phù hợp trường hợp thực tế không |
Tiếp nhận giấy tờ | Đọc dữ liệu từ bản quét hoặc ảnh chụp | Chất lượng ảnh và độ chính xác của thông tin |
Chuẩn bị tờ khai | Hỗ trợ điền các trường dữ liệu | Người dân rà soát trước khi xác nhận |
Hoàn thiện hồ sơ | Hỗ trợ kiểm tra thông tin thiếu và sắp xếp tài liệu | Thành phần hồ sơ, tệp đính kèm |
Chuyển sang xử lý nghiệp vụ | Hỗ trợ các thao tác trong phạm vi tích hợp | Cán bộ kiểm tra và xử lý theo thẩm quyền |
Phạm vi tự động hóa phụ thuộc vào cấu hình sản phẩm và hệ thống được tích hợp tại từng đơn vị. Khi xem demo, địa phương nên yêu cầu trình diễn trọn một tình huống, bao gồm cả trường hợp ảnh giấy tờ khó đọc hoặc thông tin cần sửa.
Hỗ trợ kê khai và số hóa hồ sơ
Những thông tin xuất hiện nhiều lần trên giấy tờ và biểu mẫu là điểm có thể giảm thao tác nhập liệu. Công nghệ nhận dạng ký tự quang học, thường gọi là OCR, hỗ trợ chuyển nội dung từ ảnh sang dữ liệu để sử dụng trong các bước tiếp theo.
Tuy nhiên, thông tin được nhận dạng vẫn cần được kiểm tra trước khi sử dụng chính thức. Một quy trình phù hợp phải cho phép người dùng nhìn thấy, sửa và xác nhận dữ liệu.
Hỗ trợ cán bộ tập trung vào nghiệp vụ
Khi đánh giá giải pháp, cần phân biệt thời gian thao tác kỹ thuật với thời gian giải quyết thủ tục. Việc điền tờ khai nhanh hơn không tự động đồng nghĩa hồ sơ được phê duyệt sớm hơn.
Giá trị cần theo dõi là mức giảm thao tác lặp lại, chất lượng hồ sơ được chuẩn bị và thời gian cán bộ phải dành để hỗ trợ từng trường hợp.
Ứng dụng AI trong hành chính công tại Lai Châu và Bắc Ninh
Phường Đoàn Kết, Lai Châu
Theo báo cáo về đợt thí điểm tại phường Đoàn Kết, đến cuối tháng 7/2026, trợ lý AI đã hỗ trợ 329 trên tổng số 733 hồ sơ phát sinh, sau khoảng 1,5 tháng vận hành.
Báo cáo bước đầu ghi nhận thời gian hỗ trợ thao tác nộp hồ sơ, quét hoặc chụp và đính kèm giấy tờ giảm khoảng 50%. Con số này phản ánh khâu hỗ trợ thao tác, không phải toàn bộ thời gian giải quyết thủ tục.
Xem chi tiết triển khai trợ lý AI tại phường Đoàn Kết.
Phường Song Liễu, Bắc Ninh
Tại Song Liễu, hệ thống hỗ trợ đọc giấy tờ, điền biểu mẫu và kiểm tra thông tin còn thiếu, mô hình Trợ lý Nhân dân được vận hành thử nghiệm từ ngày 14/7/2026, kết hợp phần mềm AI với nhân sự hỗ trợ trực tiếp.
Đã ghi nhận khả năng đọc giấy tờ, hỗ trợ điền biểu mẫu và kiểm tra thông tin còn thiếu. Tại thời điểm được phản ánh, hệ thống đã triển khai 45/46 thủ tục theo kế hoạch. Đây là ví dụ để địa phương tham khảo cả công nghệ lẫn cách tổ chức hỗ trợ người dân.
Xem mô hình Trợ lý Nhân dân tại phường Song Liễu.
Địa phương nên chuẩn bị gì trước khi triển khai?
Trước khi lựa chọn trợ lý ảo hành chính công, đơn vị có thể bắt đầu bằng bốn việc:
Chọn thủ tục ưu tiên: Xác định các thủ tục có nhiều hồ sơ và nhiều thao tác hỗ trợ lặp lại.
Rà soát quy trình hiện tại: Ghi nhận người dân thường vướng ở bước nào, cán bộ phải hỗ trợ bao lâu.
Kiểm tra điều kiện vận hành: Đánh giá máy tính, thiết bị quét, đường truyền, khả năng tích hợp và nhân sự hướng dẫn.
Thống nhất cách đánh giá: Đo thời gian thao tác, tỷ lệ thông tin cần sửa, số hồ sơ được hỗ trợ và phản hồi người sử dụng.
Cần đồng thời làm rõ quyền truy cập, cách lưu trữ dữ liệu và trách nhiệm xử lý khi hệ thống gặp lỗi. Kết quả thí điểm tại đơn vị sẽ là cơ sở để quyết định phạm vi mở rộng.
Câu hỏi thường gặp
Trợ lý AI có tự phê duyệt hồ sơ không?
Trong quy trình đề xuất ở bài viết này, AI hỗ trợ chuẩn bị thông tin và thao tác hồ sơ. Việc kiểm tra nghiệp vụ, xác thực và phê duyệt thuộc trách nhiệm của người có thẩm quyền.
Người chưa thành thạo máy tính có sử dụng được không?
Cần tổ chức hướng dẫn phù hợp, nhất là giai đoạn đầu. Mô hình tại Song Liễu là một ví dụ về việc kết hợp trợ lý AI với nhân sự hỗ trợ trực tiếp.
Có cần triển khai ngay tất cả thủ tục không?
Có thể bắt đầu với nhóm thủ tục ưu tiên, đánh giá kết quả rồi mở rộng. Cách làm này giúp xác định rõ hiệu quả và các điểm cần điều chỉnh trước khi tăng quy mô.
Tìm hiểu giải pháp Trợ lý AI hành chính công của Kỷ Nguyên Mới
Kỷ Nguyên Mới giới thiệu giải pháp hỗ trợ người dân hoàn thiện hồ sơ và hỗ trợ cán bộ tại bộ phận một cửa. Trung tâm Phục vụ hành chính công và UBND có thể tham khảo các mô hình thực tế, trải nghiệm demo và trao đổi nhu cầu triển khai theo điều kiện của đơn vị.
Xem demo Trợ lý AI hành chính công hoặc tìm hiểu thêm trong hệ sinh thái sản phẩm Kỷ Nguyên Mới.
