Một trang giấy sau khi được chụp ảnh hoặc quét bằng máy scan đã có thể lưu trên máy tính. Tuy nhiên, để tìm kiếm một họ tên, sao chép một đoạn nội dung hoặc đưa thông tin vào biểu mẫu, phần mềm cần nhận diện được chữ trong ảnh. Đây là công việc của OCR — công nghệ nhận dạng ký tự quang học.
Từ xử lý hóa đơn, chứng từ đến khai thác tài liệu lưu trữ, OCR giúp tạo dữ liệu văn bản từ giấy tờ. Trong hành chính công, công nghệ này là một thành phần hỗ trợ đọc hồ sơ và chuẩn bị tờ khai điện tử.
1. OCR là gì? Phân biệt OCR với scan tài liệu
OCR là viết tắt của Optical Character Recognition, nghĩa là nhận dạng ký tự quang học. Công nghệ này chuyển chữ trong hình ảnh hoặc tài liệu được quét thành văn bản mà máy tính có thể xử lý.
Theo tài liệu kỹ thuật của Microsoft, OCR có thể trích xuất văn bản từ hình ảnh và tài liệu; khả năng nhận dạng chữ in, chữ viết tay và ngôn ngữ phụ thuộc vào mô hình được sử dụng.
Điểm khác biệt giữa scan và OCR nằm ở kết quả đầu ra:
Tiêu chí | Chụp ảnh hoặc scan | Xử lý bằng OCR |
|---|---|---|
Kết quả chính | Bản ảnh của tài liệu | Văn bản được nhận dạng từ ảnh |
Đọc bằng mắt | Có | Có thể đối chiếu văn bản với ảnh |
Sao chép chữ | Bản ảnh thuần túy chưa hỗ trợ | Có thể sao chép từ kết quả nhận dạng |
Tìm từ trong nội dung | Cần thêm chức năng nhận dạng | Có thể tìm kiếm nếu phần mềm hỗ trợ |
Dùng cho xử lý tiếp theo | Chủ yếu cung cấp hình ảnh đầu vào | Cung cấp văn bản để trích xuất, phân loại hoặc nhập dữ liệu |
Ví dụ, một hồ sơ PDF có thể chỉ chứa ảnh các trang giấy. Khi được xử lý OCR và bổ sung lớp văn bản, tài liệu có thể hỗ trợ tìm kiếm từ khóa. Khả năng này tùy thuộc vào cách phần mềm tạo và lưu kết quả.
2. Công nghệ OCR hoạt động như thế nào?
Có thể hình dung quá trình OCR qua ba công đoạn.
Tiếp nhận và chuẩn bị hình ảnh
Đầu vào có thể là ảnh chụp hoặc bản quét. Tùy giải pháp, hình ảnh có thể được xử lý để chỉnh hướng, giảm nhiễu hoặc làm rõ vùng chữ trước khi nhận dạng.
Ở bước này, chất lượng tài liệu đầu vào rất đáng chú ý. Một bức ảnh mất góc chứa thông tin sẽ không cung cấp đủ nội dung để hệ thống đọc lại chính xác.
Nhận diện chữ trong tài liệu
Hệ thống xác định vùng văn bản và nhận dạng ký tự. Kết quả có thể gồm các từ, dòng chữ và vị trí tương ứng trên trang, tùy công nghệ được sử dụng.
Người dùng nên kiểm tra khả năng nhận dạng trên đúng loại tài liệu của mình, đặc biệt với chữ viết tay hoặc giấy tờ có bố cục phức tạp.
Trả văn bản để sử dụng tiếp
Văn bản nhận dạng có thể được dùng để tìm kiếm, sao chép hoặc chuyển sang một bước xử lý khác.
Đọc được chữ và hiểu đúng trường thông tin là hai công việc khác nhau. Chẳng hạn, tài liệu có nhiều ngày tháng: phần mềm cần xác định đâu là ngày sinh, đâu là ngày cấp trước khi đưa dữ liệu vào biểu mẫu.
Vì vậy, một giải pháp hỗ trợ điền tờ khai thường cần kết hợp OCR với chức năng trích xuất thông tin, quy tắc kiểm tra và tích hợp biểu mẫu.
3. OCR được ứng dụng trong những công việc nào?
OCR phù hợp với các công việc cần chuyển nội dung trên giấy hoặc ảnh thành văn bản để tiếp tục xử lý.
Đọc hóa đơn và chứng từ
Trong quy trình xử lý chứng từ, OCR có thể cung cấp văn bản đầu vào để phần mềm tiếp tục xác định các trường như số hóa đơn, ngày lập hoặc số tiền.
Đơn vị sử dụng cần kiểm tra riêng khả năng nhận dạng và khả năng gán dữ liệu vào đúng trường. Một con số được đọc đúng nhưng đặt sai vị trí vẫn có thể tạo ra kết quả không phù hợp.
Khai thác tài liệu lưu trữ
Với tài liệu đã quét, OCR có thể hỗ trợ tạo nội dung có khả năng tìm kiếm. Người sử dụng có thể tra một cụm từ trong kho tài liệu, thay vì mở và đọc lần lượt từng ảnh.
Để khai thác hiệu quả, kho lưu trữ còn cần cách tổ chức tài liệu, phân quyền và thông tin mô tả phù hợp. OCR xử lý phần nhận dạng chữ trong quy trình đó.
Chuyển nội dung giấy sang văn bản để biên tập
Các trang tài liệu có thể được nhận dạng để lấy văn bản phục vụ chỉnh sửa hoặc tổng hợp. Kết quả vẫn cần rà soát, nhất là khi tài liệu có bảng, nhiều cột hoặc ký hiệu đặc biệt.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và biểu mẫu
OCR có thể đọc thông tin đã có trên giấy tờ để giải pháp phần mềm đề xuất dữ liệu cho biểu mẫu. Đây là hướng ứng dụng liên quan trực tiếp đến hoạt động tiếp nhận và hỗ trợ hồ sơ hành chính.
4. Thực tế áp dụng OCR: Lợi ích và những điểm cần kiểm tra
Giá trị dễ thấy của OCR là giảm phần việc gõ lại văn bản. Tuy nhiên, hiệu quả thực tế cần tính cả thời gian chuẩn bị tài liệu, kiểm tra và sửa kết quả.
Ví dụ, nếu bản quét khó đọc khiến nhiều trường phải sửa, lợi ích về thời gian có thể thấp hơn dự kiến. Vì vậy, khi thử nghiệm, nên sử dụng một tập tài liệu đại diện cho công việc thường ngày.
Tình huống cần thử | Nội dung nên kiểm tra |
|---|---|
Ảnh mờ, chói hoặc nghiêng | Hệ thống đọc được đến đâu, có yêu cầu chụp lại không |
Văn bản có dấu tiếng Việt | Họ tên, địa danh có được giữ đúng dấu không |
Chữ viết tay | Loại chữ và ngôn ngữ nào được hỗ trợ |
Tài liệu có bảng hoặc nhiều cột | Nội dung có bị ghép sai thứ tự không |
Nhiều trường ngày tháng, số liệu | Dữ liệu có được gán đúng ý nghĩa không |
Giấy tờ thiếu một phần thông tin | Người dùng có được thông báo để bổ sung không |
Khi đánh giá kết quả, nên phân biệt ba mức: đọc đúng chữ, trích xuất đúng trường và hoàn thiện đúng biểu mẫu. Mỗi mức phản ánh một phần khác nhau của giải pháp.
Một quy trình phù hợp cũng cần cho phép người sử dụng đối chiếu dữ liệu với tài liệu gốc và sửa trước khi xác nhận.
5. OCR trong hành chính công: Từ giấy tờ đến tờ khai
Tại bộ phận một cửa, OCR có thể được tích hợp vào trợ lý AI để hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ. Phạm vi áp dụng phụ thuộc vào giấy tờ, thủ tục và biểu mẫu đã được cấu hình.
Những thông tin nào có thể được hỗ trợ đọc?
Tùy loại tài liệu và giải pháp, các trường được xem xét có thể gồm họ tên, ngày sinh, số định danh hoặc những thông tin khác có trên giấy tờ đầu vào.
Danh sách hỗ trợ cần được xác nhận bằng tài liệu sản phẩm và kiểm thử. Không nên mặc định mọi giấy tờ đều được nhận dạng như nhau.
Ví dụ minh họa cách điền dữ liệu
Giả sử một tờ khai cần họ tên và ngày sinh đã có trên giấy tờ người dân cung cấp. Quy trình hỗ trợ có thể diễn ra như sau:
Người sử dụng chụp hoặc quét giấy tờ.
OCR nhận dạng văn bản trong ảnh.
Chức năng trích xuất xác định họ tên và ngày sinh.
Phần mềm đề xuất thông tin vào các trường tương ứng.
Người sử dụng đối chiếu, sửa nếu cần và xác nhận.
Đây là quy trình minh họa. Các bước thực tế cần phù hợp với chức năng đã triển khai và yêu cầu nghiệp vụ của đơn vị.
Những thông tin nào vẫn cần bổ sung?
Giấy tờ đầu vào có thể không chứa đầy đủ nội dung của tờ khai. Những thông tin về yêu cầu thực hiện, lựa chọn của người dân hoặc tình huống cụ thể vẫn cần được cung cấp thêm.
Hệ thống cần thể hiện rõ trường đã nhận dạng, trường còn thiếu và trường cần kiểm tra. Các nội dung chưa xác định không nên được tự điền bằng suy đoán.
Vai trò của cán bộ trong quy trình
OCR hỗ trợ thao tác dữ liệu; việc đánh giá hồ sơ cần được thực hiện theo quy trình nghiệp vụ. Đọc rõ thông tin trên giấy tờ không đồng nghĩa đã xác minh được tính xác thực hoặc sự phù hợp của giấy tờ đó.
Để hiểu cách OCR phối hợp với các chức năng khác, xem bài ứng dụng AI trong hành chính công tại bộ phận một cửa.
6. Ví dụ triển khai tại phường Đoàn Kết, Lai Châu
Theo bài viết về thí điểm tại phường Đoàn Kết, giải pháp Trợ lý ảo của Kỷ Nguyên Mới kết hợp OCR và mô hình ngôn ngữ lớn để nhận dạng thông tin, số hóa tài liệu, trích xuất dữ liệu và hỗ trợ điền biểu mẫu.
Người dân cung cấp giấy tờ qua thao tác quét hoặc chụp ảnh. Dữ liệu được đưa vào quy trình hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, trong khi cán bộ hướng dẫn, kiểm tra và xác nhận nghiệp vụ.
Ví dụ này cho thấy OCR được sử dụng như một công đoạn trong giải pháp hành chính công. Các kết quả hiệu quả tổng thể được công bố trong bài triển khai không phải phép đo riêng về độ chính xác của OCR.
Xem bài triển khai Trợ lý ảo tại phường Đoàn Kết.
7. Tìm hiểu giải pháp OCR tích hợp trong Trợ lý AI hành chính công
Với Trung tâm Phục vụ hành chính công và UBND, bước đánh giá hữu ích là chọn một nhóm thủ tục thường gặp và xem toàn bộ quá trình từ tiếp nhận giấy tờ đến rà soát biểu mẫu.
Đơn vị có thể kiểm tra thời gian thao tác, số trường phải sửa, cách bổ sung dữ liệu và mức độ thuận tiện đối với người dân, cán bộ. Những kết quả này giúp xác định phạm vi ứng dụng phù hợp.
Xem demo Trợ lý AI hành chính công của Kỷ Nguyên Mới hoặc liên hệ để trao đổi nhu cầu triển khai.
